W teorii świadectwo charakterystyki energetycznej ma pokazać, ile energii budynek zużywa na ogrzewanie, wentylację, ciepłą wodę i chłodzenie. W praktyce od 28 kwietnia 2023 r. stało się to formalnym obowiązkiem przy sprzedaży, wynajmie oraz odbiorze nowych domów i mieszkań – bez tego notariusz ani nadzór budowlany nie załatwią sprawy do końca. Warto więc jasno uporządkować, kiedy dokument jest naprawdę potrzebny, jakie są wyjątki i co grozi za jego brak. Poniżej zebrano aktualne wymagania z ustawy o charakterystyce energetycznej budynków (po nowelizacjach) w wersji „dla ludzi”, a nie wyłącznie dla prawników.
Czym dokładnie jest świadectwo energetyczne
Świadectwo charakterystyki energetycznej to urzędowy dokument, który pokazuje, jakie jest szacunkowe roczne zużycie energii w budynku lub lokalu. Nie opisuje stanu technicznego instalacji, tylko przewidywane zapotrzebowanie na energię przy założeniu standardowego użytkowania.
Na świadectwie pojawiają się m.in. wskaźniki:
- EP – zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (kluczowy parametr przy nowych budynkach),
- EK – energia końcowa potrzebna użytkownikowi,
- udział OZE, opis źródła ciepła, rodzaju izolacji, stolarki itd.
Dokument sporządza się w jednolitym wzorze, obowiązującym w całym kraju, a dane trafiają do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków. Dzięki temu świadectwo można łatwo zweryfikować po numerze.
Kiedy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe
Po nowelizacji przepisów w 2023 r. krąg sytuacji, w których świadectwo jest konieczne, został jasno doprecyzowany. W praktyce w większości „obracanych” nieruchomości dokument jest dziś wymagany z mocy prawa.
Sprzedaż domu lub mieszkania
Przy sprzedaży domu, mieszkania lub lokalu użytkowego świadectwo jest obowiązkowe zawsze, z bardzo nielicznymi wyjątkami (o nich dalej). Obowiązek dotyczy zarówno rynku wtórnego, jak i nowych inwestycji sprzedawanych przez dewelopera.
Sprzedający ma obowiązek:
- przekazać oryginał świadectwa nabywcy najpóźniej przy podpisaniu aktu notarialnego,
- umożliwić zapoznanie się z danymi wcześniej – stąd wymóg w ogłoszeniach.
Notariusz musi odnotować w akcie, że świadectwo zostało przekazane, wraz z jego numerem. Brak dokumentu formalnie nie blokuje samego podpisania aktu (notariusz nie jest „policją energetyczną”), ale naraża zbywcę na grzywnę do 5000 zł na podstawie przepisów karnych ustawy.
Najem – długi i krótki termin
Świadectwo jest obowiązkowe również przy zawieraniu umowy najmu – dotyczy to zarówno mieszkań, domów, jak i lokali użytkowych. Przepisy nie rozróżniają tu długości trwania umowy, więc formalnie dotyczą także najmu krótkoterminowego, jeśli zawierana jest umowa najmu lokalu.
W praktyce:
- przy typowym najmie długoterminowym właściciel powinien przekazać kopię świadectwa najemcy przy podpisaniu umowy,
- przy usługach hotelowych, aparthotelach czy typowym Airbnb sprawa bywa bardziej złożona, bo często formalnie nie jest to „najem lokalu mieszkalnego” w klasycznym sensie, tylko usługa zakwaterowania.
Naruszenie obowiązku przekazania świadectwa najemcy także może skutkować grzywną. Co ważne, brak świadectwa nie unieważnia samej umowy najmu, ale jest naruszeniem przepisów po stronie właściciela.
Nowe budynki i odbiór do użytkowania
Dla nowych domów jednorodzinnych i budynków wielorodzinnych świadectwo energetyczne jest elementem formalności przy uzyskiwaniu pozwolenia na użytkowanie albo składaniu zgłoszenia zakończenia budowy.
Inwestor ma obowiązek dołączyć świadectwo:
- do wniosku o pozwolenie na użytkowanie, albo
- do zawiadomienia o zakończeniu budowy składanego do nadzoru budowlanego.
Brak dokumentu może skutkować wezwaniem do uzupełnienia, a w skrajnym przypadku – grzywną do 5000 zł. W praktyce powiatowy inspektor nadzoru budowlanego rzadko „przymyka oko”, bo świadectwo jest obecnie standardowym załącznikiem.
Kiedy świadectwo energetyczne nie jest potrzebne
Ustawa przewiduje kilka wyraźnych wyjątków, kiedy nie ma obowiązku sporządzania świadectwa, nawet przy sprzedaży czy wynajmie. Warto je znać, bo pozwalają uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Świadectwo nie jest wymagane m.in. dla:
- budynków wolnostojących o powierzchni użytkowej do 50 m², np. mały domek rekreacyjny, niewielki domek letniskowy (ale faktycznie wolnostojący, nie lokal w szeregowcu),
- budynków używanych jako miejsca kultu i działalności religijnej (kościoły, kaplice),
- obiektów przemysłowych, gospodarczych i magazynowych, gdzie zapotrzebowanie na energię jest marginalne w stosunku do ich funkcji,
- budynków użytkowanych krócej niż 4 miesiące w roku (typowe domki letniskowe o wyraźnie sezonowym charakterze),
- budynków zabytkowych objętych ochroną konserwatorską, jeżeli spełnienie wymagań efektywności energetycznej byłoby z nimi sprzeczne.
Przy małych budynkach rekreacyjnych najczęściej korzysta się z wyjątku do 50 m² lub okresu użytkowania poniżej 4 miesięcy. Trzeba jednak uważać – jeśli obiekt jest faktycznie używany niemal cały rok, trudno będzie w razie kontroli powoływać się na sezonowość tylko „na papierze”.
Obowiązek świadectwa energetycznego nie zależy od wieku budynku ani od tego, czy jest ocieplony. Liczy się sposób obrotu nieruchomością (sprzedaż, najem, odbiór nowego budynku) oraz to, czy budynek mieści się w katalogu wyjątków z ustawy.
Ogłoszenia sprzedaży i najmu – co trzeba podać
Od kwietnia 2023 r. obowiązek informowania o charakterystyce energetycznej wszedł także na poziom ogłoszeń. Dotyczy to zarówno portali internetowych, jak i ogłoszeń w prasie czy na banerach agencji.
W ogłoszeniu o sprzedaży lub najmie, jeśli istnieje już świadectwo, należy podać m.in.:
- wartość EP (energia pierwotna),
- wartość EK (energia końcowa),
- udział OZE w procentach,
- jednostkową wielkość emisji CO₂.
Jeżeli ogłoszenie prowadzi pośrednik (biuro nieruchomości), ma obowiązek zażądać od właściciela danych ze świadectwa i umieścić je w ofercie. W praktyce sporo ogłoszeń nadal tych danych nie zawiera, ale przy ewentualnej kontroli odpowiedzialność ponosi podmiot publikujący ofertę.
Świadectwo energetyczne dla domu jednorodzinnego
Właściciele domów często zadają to samo pytanie: czy w ogóle warto robić świadectwo, jeśli nie planuje się sprzedaży? Z punktu widzenia przepisów – nie ma takiego obowiązku. Świadectwo dla domu jednorodzinnego jest wymagane tylko w określonych sytuacjach.
Dla domu jednorodzinnego świadectwo będzie obowiązkowe, gdy:
- następuje jego sprzedaż (umowa notarialna),
- jest wynajmowany (umowa najmu),
- chodzi o nowy budynek przy zakończeniu budowy i zgłoszeniu do użytkowania.
W pozostałych przypadkach (np. dom budowany kilkanaście lat temu, użytkowany „w rodzinie”, bez sprzedaży i wynajmu) nie ma obowiązku robienia świadectwa tylko „dla zasady”. Czasem jednak warto je zlecić, jeśli planowana jest termomodernizacja – dokument daje punkt odniesienia do oceny efektów prac.
Kto może wystawić świadectwo i ile to trwa
Świadectwo energetyczne może sporządzić wyłącznie osoba wpisana do centralnego rejestru osób uprawnionych. Lista jest jawna – dostępna na stronie ministerialnej. W praktyce są to:
- inżynierowie budownictwa,
- architekci,
- specjaliści od instalacji sanitarnych i grzewczych,
- osoby po specjalnych studiach podyplomowych lub kursach z egzaminem państwowym.
Sporządzenie świadectwa zwykle odbywa się na podstawie:
dokumentacji projektowej lub inwentaryzacji, danych o przegrodach (ściany, dach, okna), rodzaju ogrzewania i wentylacji. W wizytacji na miejscu specjalista sprawdza, czy to, co jest w dokumentacji, zgadza się ze stanem faktycznym.
Czas wykonania to zazwyczaj od 1 do 7 dni roboczych, zależnie od terminu umówienia wizyty i kompletności dokumentów. Gotowe świadectwo jest ważne 10 lat, o ile w budynku nie zostaną wykonane istotne prace wpływające na charakterystykę energetyczną (np. ocieplenie ścian, wymiana źródła ciepła). Wtedy warto wykonać je ponownie, zwłaszcza przy sprzedaży – lepsze parametry mogą być dodatkowym atutem oferty.
Konsekwencje braku świadectwa energetycznego
Nowe przepisy wprowadziły realne sankcje za ignorowanie obowiązku świadectwa. Nie są one „martwe”, bo mogą być uruchamiane zarówno na wniosek, jak i z urzędu.
Za naruszenia przewidziano przede wszystkim:
- grzywnę do 5000 zł dla sprzedającego lub wynajmującego, który nie przekaże świadectwa nabywcy lub najemcy,
- odpowiedzialność inwestora za brak świadectwa przy zakończeniu budowy nowego budynku,
- odpowiedzialność ogłoszeniodawcy za brak wymaganych danych ze świadectwa w ofercie.
Postępowanie w sprawie grzywny prowadzone jest na zasadach kodeksu wykroczeń, czyli ostatecznie decyduje sąd. W praktyce wystarczająco skuteczny okazuje się już sam wymóg notarialny – notariusze przy umowach sprzedaży coraz rzadziej tolerują brak numeru świadectwa.
Praktyczne podejście – kiedy zająć się świadectwem
Żeby uniknąć nerwów na ostatniej prostej, najlepiej potraktować świadectwo jak element standardowej „checklisty” przy obrocie nieruchomością. W kilku sytuacjach warto zająć się nim z wyprzedzeniem.
Przy sprzedaży domu lub mieszkania dobrze jest:
- zlecić wykonanie świadectwa już na etapie przygotowywania ogłoszenia – wtedy od razu można podać wymagane wskaźniki,
- upewnić się, że specjalista wprowadził dokument do rejestru i podał numer, który potem trafi do aktu notarialnego.
Przy wynajmie lokali użytkowych lub mieszkań na większą skalę rozsądnym rozwiązaniem jest uporządkowanie dokumentów dla wszystkich lokali. Świadectwo i tak jest ważne 10 lat, więc koszt rozkłada się na dłuższy okres.
W przypadku nowych budynków prywatnych inwestorzy często delegują temat na projektanta lub kierownika budowy. To wygodne, ale warto dopilnować, żeby świadectwo zostało wykonane rzetelnie – w razie sprzedaży kilka lat później dokument będzie nadal obowiązywał i trafi na stół u notariusza.